Kasa fiskalna w firmie

Istnieją różne rodzaje kas fiskalnych, służących do ewidencjonowania sprzedaży.

Przeczytaj, czym się różnią, kto i kiedy musi mieć kasę fiskalną, a także jakie obowiązki są związane z jej posiadaniem.

Co to jest kasa fiskalna

Kasa fiskalna to urządzenie, w którym możesz zapisać wszystkie towary lub usługi z

asortymentu twojej firmy oraz ewidencjonować ich sprzedaż.

Kas fiskalnych powinni używać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi:

- osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej lub

rolnikom ryczałtowym, czyli dokonującym dostawy produktów rolnych

pochodzących z własnej działalności rolniczej lub świadczącym usługi rolnicze,

którzy korzystają ze zwolnienia w podatku VAT.

Są cztery rodzaje kas:

- kasy on-line

- kasy z elektronicznym zapisem kopii

kasy z papierowym zapisem kopii

kasy w formie oprogramowania (wirtualne).

Kluczową różnicą między nimi jest sposób zapisu danych. Pamiętaj, że kasy starszego

typu – czyli kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym – są stopniowo wycofywane z rynku.

Przy zakupie kasy powinieneś dostać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy,

deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków

technicznych.

Kasy możesz również wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.

Ważne! Od 1 stycznia 2022 roku przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek

ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą umożliwić

konsumentom zapłatę bez użycia gotówki – przy użyciu instrumentu płatniczego – w

każdym miejscu, w którym wykonują swoją działalność.

Kogo dotyczą zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Część firm korzysta ze zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Zwolnienia

obowiązują do 31 grudnia 2023 roku i mogą dotyczyć:

- wybranych kategorii towarów lub usług

- całej sprzedaży, która powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy, jeśli

obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł.

Ważne! Zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi

objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Ci przedsiębiorcy muszą ewidencjonować

sprzedaż na kasie fiskalnej niezależnie od wielkości obrotu.

Towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej to między

innymi:

- gaz płynny, części do silników spalinowych, nadwozia do pojazdów silnikowych,

sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny, perfumy i wody toaletowe

- usługi: przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów

silnikowych i motorowerów, doradztwa podatkowego, świadczone przez

stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, fryzjerskie,

kosmetyczne i kosmetologiczne.

Jakie są warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Szczegółowe warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej są różne dla

tych przedsiębiorców, którzy prowadzili sprzedaż w poprzednim roku podatkowym, i

dla tych, którzy ją rozpoczęli w bieżącym roku podatkowym.

Różne są także terminy wygaśnięcia konkretnych zwolnień.

Sprzedaż prowadzona w poprzednim roku podatkowym

Nie musisz mieć kasy fiskalnej, jeśli prowadziłeś sprzedaż w poprzednim roku

podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków:

- W poprzednim roku podatkowym twój obrót na rzecz osób fizycznych, które nie

prowadzą działalności gospodarczej, lub rolników ryczałtowych nie przekroczył

20 tys. zł i jednocześnie nie miałeś obowiązku ewidencjonowania sprzedaży lub

nie przestałeś spełniać warunków do zwolnienia z tego obowiązku.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit

20 tys. zł został przekroczony.

- Twoja firma sprzedaje towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku

ewidencjonowania sprzedaży i zarówno w pierwszym, jak i w drugim półroczu

poprzedniego roku podatkowego (rozpatrywanych odrębnie) oraz w całym

poprzednim roku podatkowym udział obrotu z tej sprzedaży w całkowitym

obrocie ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą

działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym był wyższy niż 80%.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku

podatkowego, w którym z niego korzystasz, jeżeli w okresie tego półrocza udział

procentowy obrotu był równy albo niższy niż 80%.

Sprzedaż rozpoczęta w bieżącym roku podatkowym

Nie musisz mieć kasy fiskalnej, jeśli rozpoczynasz sprzedaż w bieżącym roku

podatkowym i spełnisz jeden z dwóch warunków:

- Przewidujesz, że obrót ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które

nie prowadzą własnej firmy, i rolnikom ryczałtowym nie przekroczy kwoty 20 tys.

zł. Obrót wyliczasz w proporcji do okresu jego realizacji w danym rokupodatkowym.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit

20 tys. zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit

został przekroczony.

Przykład 1

Limit przekroczyłeś 5 maja 2019 roku. Od 1 sierpnia 2019 roku nie masz zwolnienia i

musisz korzystać z kasy.

Przykład 2

Limit przekroczyłeś 30 czerwca 2019 roku. Od 1 września 2019 roku nie masz

zwolnienia i musisz korzystać z kasy.

- Po 31 grudnia 2018 roku zacząłeś sprzedawać towary lub usługi osobom

fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz rolnikom

ryczałtowym i przewidujesz, że przez pierwsze 6 miesięcy oraz za okres do

końca roku (jeśli do końca roku pozostało mniej niż 6 miesięcy) udział

procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie będzie wyższy

niż 80%.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie był równy albo niższy 80%.

Przykład 1

W 2019 roku rozpocząłeś prowadzenie działalności w zakresie świadczenia usług

ubezpieczeniowych (sprzedaż tych usług jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej). Równolegle realizujesz sprzedaż, która nie jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania. W ciągu pierwszych 6 miesięcy 2019 roku twoje obroty wynosiły 40 000 zł – w tym: ze sprzedaży usług ubezpieczeniowych na rzecz osób prywatnych obrót wynosi 35 000 zł, a w pozostałym zakresie 5 000 zł. Oznacza to, że udział procentowy sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w twoim całkowitym obrocie wynosi 88%. Zatem przekroczyłeś próg 80% i nie musisz używać kasy.

Przykład 2

Od sierpnia 2019 roku zaczynasz prowadzenie szkoły policealnej (sprzedaż tych usług

jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej) na rzecz osób

prywatnych i dodatkowo rozpoczynasz działalność, która nie jest zwolniona z

obowiązku ewidencjonowania. Przewidujesz, że do końca grudnia udział procentowy

obrotu z tytułu prowadzenia szkoły policealnej w twoim całkowitym obrocie wyniesie

85%, a pozostałe 15% będzie stanowiła działalność szkoły tańca. Nie musisz mieć kasy

fiskalnej, ponieważ udział procentowy obrotu z tytułu sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej przekroczy próg 80%.

Jak obliczyć obrót

Obrót to wszelkie wpływy lub należności ze sprzedaży towarów lub usług. W przypadku przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT, limit na kasę fiskalną ustala się w na podstawie wartości sprzedaży netto.

Limit jest wyliczany proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.

Przykład 1

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 stycznia 2018 roku. Jego

głównymi klientami są osoby fizyczne (nieprowadzące własnej firmy). Działalność

została rozpoczęta od nowego roku, dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do

zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu 20 000 zł.

Przykład 2

Przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą 1 grudnia 2018 roku. Jego głównymi

klientami są osoby fizyczne (nieprowadzące działalności gospodarczej). Działalność

została rozpoczęta w trakcie roku, dlatego przedsiębiorca będzie zobowiązany do

zainstalowania kasy po przekroczeniu limitu, który należy ustalić proporcjonalnie:

20 000 zł x (31 dni pozostałych do końca roku / 365 dni roku) = 1698,63 zł

Oznacza to, że przedsiębiorca będzie musiał zainstalować kasę fiskalną w 2018 roku

przy obrocie przekraczającym kwotę 1698,63 zł.

Kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym

Kasy z zapisem elektronicznym

Te kasy pozwalają zapisać kopie drukowanych dokumentów na nośnikach danych (na

przykład na karcie SD/SDHC). Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym

Repozytorium Kas.

Możesz je kupić do 31 grudnia 2022 roku – tylko do tego czasu zachowuje moc

potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że te kasy spełniają funkcje oraz

kryteria i warunki techniczne (uzyskują je producenci lub importerzy kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii).

Kasy z zapisem papierowym

Te kasy drukują kopie generowanych dokumentów na tzw. drugiej rolce. Nie mają

możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas.

Tych kas nie możesz już kupić – były dostępne na rynku do 31 sierpnia 2019 roku.

Jeśli obecnie używasz kasy z zapisem papierowym, możesz z niej korzystać tylko do

momentu wyeksploatowania, na przykład do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej kasy – nie będziesz już mógł jej wyczyścić.

Kasy on-line

Kasy on-line umożliwiają przesyłanie danych na zewnętrzne nośniki danych oraz ciągłe przesyłanie danych do systemu zwanego Centralnym Repozytorium Kas (CRK).

Prowadzi je Szef Krajowej Administracji Skarbowej.

W CRK są gromadzone paragony fiskalne, raporty dobowe, zdarzenia o kasie,

informacje o przeglądach okresowych. Paragony emitowane przez kasę on-line mogą

być przekazywane kupującemu w formie papierowej i elektronicznej.

Jeśli masz taką kasę, nie musisz drukować dobowych raportów fiskalnych.

Integracja z terminalem płatniczym

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek używania w swojej firmie kas on-line, będą

musieli połączyć posiadane kasy z terminalem płatniczym, według protokołu FROB (od

nazwy Fundacji Rozwoju Obrotu Bezgotówkowego).

Termin wejścia w życie tego obowiązku początkowo był ustalony na 1 lipca 2022 roku,

ale został przesunięty na 1 stycznia 2025 rok.

Oznacza to, że jeśli obecnie korzystasz z kasy on-line i nie posiadasz terminala, nie

będziesz musiał go kupować. Przedsiębiorcy, którzy używają kas online i mają w

swojej firmie terminal, ale nie jest on wyposażony w protokół ECR-EFT, który zapewnia

łączność z kasą on-line, będą musieli go wymienić na terminal wyposażony w ten

protokół.

Ważne! Przy zakupie terminala płatniczego możesz skorzystać z ulgi na ten cel.

Jeżeli nie wywiążesz się z obowiązku integracji kasy z terminalem, będzie ci grozić kara

5 tys. zł.

Obowiązek ewidencjonowania sprzedaży

Część firm ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej on-line.

Kasę on-line muszą mieć firmy, które:

- świadczą usługi naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, w tym naprawy

opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania oraz w zakresie wymiany

opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów

- sprzedają benzynę silnikową, olej napędowy, gaz przeznaczony do napędu

silników spalinowych

- świadczą stałe lub sezonowe usługi związane z wyżywieniem – stacjonarne

placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania

- sprzedają węgiel, brykiet i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla, węgla

brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczone do celów opałowych

- świadczą usługi:

- fryzjerskie

- kosmetyczne i kosmetologiczne

- budowlane

- w zakresie opieki medycznej

- prawnicze

- związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej

(wyłącznie w zakresie wstępu).

Od 1 czerwca 2020 roku możliwe jest tworzenie wirtualnych kas fiskalnych.

W odróżnieniu od tradycyjnych kas fiskalnych kasy wirtualne mają

postać oprogramowania, które przedsiębiorca instaluje na tablecie, komputerze

czy smartfonie.

Urządzenie, na którym zainstalowana jest kasa wirtualna, musi mieć możliwość

podłączenia do drukarki i wydruku paragonów. Paragony są opatrzone unikalnym

identyfikatorem.

Pamiętaj! Koszt zakupu kasy wirtualnej obejmuje tylko oprogramowanie. Za

urządzenie, na którym je zainstalujesz lub za drukarkę - jeśli ich nie masz - trzeba

zapłacić osobno.

Za dostęp do oprogramowania udostępnianego przez producenta kasy

wirtualnej płacisz abonament. Ty decydujesz, na jaki okres kupujesz dostęp i jak długo

będziesz płacić abonament. Zwykle są to umowy kilkumiesięczne.

Po wykupieniu dostępu do oprogramowania musisz skonfigurować urządzenie, na

którym zainstalujesz oprogramowanie kasy. Pamiętaj, żeby zrobić to zgodnie z

wymaganiami określonymi przez producenta kasy.

Ważne! W przeciwieństwie do innych kas, na przykład kas online, w przypadku kas

wirtualnych producent, od którego kupujesz dostęp do kasy nie wydaje książki

serwisowej kasy fiskalnej. W kasach wirtualnych rejestr wszystkich zdarzeń, które

powinna zawierać książka kasy jest przekazywany bezpośrednio do Krajowej

Administracji Skarbowej.

Kasa wirtualna musi mieć potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, że spełnia

ogólne warunki określone dla kas fiskalnych, w tym warunki dotyczące bezpieczeństwa.

Takie potwierdzenie w postaci certyfikatu potwierdzającego, że kasa nadaje się do

ewidencjonowania sprzedaży, producent kasy powinien otrzymać przed

wprowadzeniem do obrotu i sprzedażą licencji na oprogramowanie. Żeby otrzymać

certyfikat, producent kasy wirtualnej musi złożyć wniosek do Głównego Urzędu Miar.

Pamiętaj! Proces certyfikacji w Głównym Urzędzie Miar zwykle trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Możesz sprawdzić czy kasa rejestrująca, którą chcesz kupić ma certyfikat GUM w

rejestrze decyzji prowadzonym przez Główny Urząd Miar.

Kasy wirtualne, podobnie jak kasy on-line, automatycznie przesyłają dane kasy z

prowadzonej ewidencji sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego

przez szefa KAS.

W ten sam sposób przesyłane są wszelkie informacje fiskalne, które powstają podczas

użytkowania kasy. KAS wykorzystuje te dane do analiz i kontroli w czasie rzeczywistym.

Kasy wirtualne można podzielić na:

- kasy ogólne, które przeznaczone są do prowadzenia standardowej ewidencji

sprzedaży, która nie wymaga stosowania specjalnych funkcji

- kasy specjalne, które przeznaczone są do ewidencjonowania skomplikowanej

sprzedaży i odpowiadają szczególnym wymaganiom. Ten typ kasy wirtualnej

sprawdzi się na przykład do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu usług

przewozu osób samochodem osobowym, czy też w przypadku prowadzenia

ewidencji w urządzeniach sprzedaży automatycznej.

Kasa wirtualna może łączyć obie kategorie kas, o ile spełnia wymagania techniczne dla

każdej z tych kategorii kas.

Kto może używać kas wirtualnych

Z kas wirtualnych mogą korzystać tylko przedsiębiorcy świadczący określone

usługi:

- usługi przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką, z wyjątkiem

przewozu okazjonalnego, o którym mowa w art. 18 ust. 4b pkt 2 Ustawy z dnia 6

września 2001 r. o transporcie drogowym

- usługi wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.12.0)

- usługi związane z przeprowadzkami, świadczone na rzecz gospodarstw

domowych (PKWiU 49.42.11.0)

- usługi transportu drogowego pasażerskiego pojazdami napędzanymi siłą mięśni

ludzkich lub ciągnionymi przez zwierzęta (PKWiU 49.39.35.0)

- usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, międzymiastowego,

ogólnodostępnego (PKWiU 49.39.11.0)

- usługi transportu drogowego pasażerskiego, rozkładowego, miejskiego i

podmiejskiego (PKWiU 49.31.21.0)

- usługi transportu kolejowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego (PKWiU

49.31.10.0)

- usługi transportu kolejowego pasażerskiego międzymiastowego (PKWiU 49.10)

- usługi transportu pasażerskiego, kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami

linowymi i wyciągami narciarskimi (PKWiU 49.39.20.0)

- usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, promowego (PKWiU

50.10.11.0)

- usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego, promowego (PKWiU

50.30.11.0)

- usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego łodziami

wycieczkowymi (PKWiU 50.30.13.0)

- usługi pozostałego transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego (PKWiU

50.30.19.0)

- usługi transportu lotniczego regularnego krajowego pasażerskiego (PKWiU

51.10.11.0)

- usługi transportu lotniczego nieregularnego krajowego pasażerskiego, z

wyłączeniem w celach widokowych (PKWiU 51.10.12.0)

- usługi hotelarskie i podobne usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.10)

- usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego

zakwaterowania (PKWiU 55.20)

- usługi świadczone przez pola kempingowe (włączając pola dla pojazdów

kempingowych) i pola namiotowe (PKWiU 55.30)

- pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem (PKWiU 55.90)

- usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych (PKWiU 56.10)

- pozostałe usługi gastronomiczne (PKWiU 56.29)

- usługi przygotowywania i podawania napojów (PKWiU 56.30)

- sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla,

węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

- usługi transportu morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego wycieczkowcami

(PKWiU 50.10.12.0)

- usługi transportu wodnego śródlądowego pasażerskiego wycieczkowcami

(PKWiU 50.30.12.0)

usługi przygotowywania i dostarczania żywności (catering) dla odbiorców

zewnętrznych (PKWiU 56.21)

- usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0),

w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie

bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie

(bezgotówkowej).

Od 1 października 2022 roku właściciele myjni samochodowych oferujący usługi mycia

i czyszczenia samochodów oraz usługi podobne (PKWiU 45.20.20.0) mają obowiązek

ewidencjonowania sprzedaży na wirtualnych kasach fiskalnych.

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Ulga wynosi 90% ceny netto kasy – nie więcej jednak niż 700 zł – i przysługuje

wyłącznie w przypadku zakupu kasy on-line.

Przedsiębiorcy, którzy kupią kasę on-line i zaczną jej używać w ciągu 6 miesięcy od

dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży, mogą skorzystać z ulgi na jej

zakup. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców rozliczających VAT (czynni podatnicy

VAT), jak i zwolnionych z tego obowiązku (bierni podatnicy VAT).

Otrzymasz ulgę, jeśli:

- twoja firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie

fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie tej ewidencji na kasie on-line

- twoja firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie

używałeś kasy fiskalnej, ale zdecydowałeś, że będziesz prowadził taką

ewidencję na kasie on-line.

Zwrot ulgi za zakup kasy

Prawidłowe użytkowanie kasy wiąże się z określonymi obowiązkami. Jeśli ich nie

dopełnisz lub przestaniesz używać kasy w ciągu 3 lat od rozpoczęcia

ewidencjonowania sprzedaży, będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy.

Stanie się tak, jeżeli:

- przestaniesz używać kasy fiskalnej (na przykład zamkniesz firmę, ogłosisz jej

upadłość lub sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie prowadził

sprzedaży na rzecz osób fizycznych)

- trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie zapewniasz połączenia

umożliwiającego przesyłanie danych między kasą fiskalną on-line a Centralnym

Repozytorium Kas

- nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego co

najmniej raz na 2 lata (od dnia fiskalizacji lub ostatniego przeglądu

technicznego).

Pamiętaj! Jeśli przed zamknięciem działalności twoja firma była zawieszona, czas

zawieszenia nie jest wliczany do okresu wymaganych 3 lat.

Przykład

Firmę założyłeś w sierpniu 2015 roku i dostałeś wtedy ulgę na zakup kasy. W sierpniu

2016 roku zawiesiłeś działalność na 2 lata (czyli do lipca 2018 roku) i następnie

wznowiłeś ją do końca 2018 roku. Z dniem 1 stycznia 2019 roku postanowiłeś

zlikwidować firmę. Czas faktycznego prowadzenia działalności (okres zawieszenia nie

jest wliczony) wynosi mniej niż 3 lata, więc jesteś zobowiązany do zwrotu otrzymanej

ulgi.

Jeśli chcesz zwrócić ulgę uzyskaną na zakup kasy, należną kwotę wpłać na rachunek

urzędu skarbowego w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po:

- miesiącu, w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za

miesiąc)

- kwartale, w którym zakończyłeś działalność (jeżeli rozliczałeś podatek za

kwartał).

Przykład 1

Od stycznia 2018 roku prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za okresy

miesięczne. Kasę fiskalną o wartości 1200 zł kupiłeś w styczniu 2018 roku i dostałeś

ulgę na jej zakup. W marcu 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co

wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata,

powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy

fiskalnej. Miałeś na to czas do 25 kwietnia 2019 roku.

Przykład 2

Od sierpnia 2017 roku prowadzisz firmę i rozliczasz się z podatku VAT za każdy

kwartał. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w styczniu 2018 roku i skorzystałeś z

ulgi. W styczniu 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co wiązało się z

likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata, powinieneś

zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy fiskalnej. Miałeś

na to czas do 25 lutego 2019 roku.

Jeśli jesteś zwolniony z podatku VAT, zwróć ulgę do końca miesiąca następującego

po miesiącu, w którym skończyłeś prowadzenie działalności.

Przykład

Od lutego 2018 roku prowadzisz firmę i jesteś zwolniony z obowiązku rozliczania

podatku VAT. Kasę fiskalną o wartości 950 zł kupiłeś w lutym 2018 roku i dostałeś ulgę

na jej zakup. Jednak 2 sierpnia 2019 roku postanowiłeś zamknąć swoją działalność, co

wiązało się z likwidacją kasy fiskalnej. Ponieważ firmę prowadziłeś krócej niż 3 lata,

powinieneś zwrócić do urzędu skarbowego ulgę, którą otrzymałeś na zakup kasy

fiskalnej. Miałeś na to czas do 31 sierpnia 2019 roku.

Jak rozpocząć pracę z kasą fiskalną

Przed rozpoczęciem użytkowania kasy bez względu na jej rodzaj musisz

przeprowadzić fiskalizację i uzyskać numer ewidencyjny.

Fiskalizacja umożliwia poprawną rejestrację transakcji sprzedaży i wystawianie

paragonów. W pamięci kasy zostają wówczas zapisane jej dane identyfikujące.

Fiskalizację przeprowadza upoważniony serwisant, który ma obowiązek zgłoszenia

naczelnikowi urzędu skarbowego danych dotyczących twojej kasy.

W przypadku kas on-line potwierdzeniem fiskalizacji jest wystawienie raportu

fiskalnego fiskalizacji, który zostanie przesłany do Centralnego Repozytorium Kas

(możesz go również wydrukować i dołączyć do książki kasy).

W przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii fiskalizacja jest

potwierdzana wykonaniem raportu fiskalnego dobowego. Jego wydruk zostaje

dołączony do książki kasy. Od tego momentu kasa ewidencjonuje w trybie fiskalnym

każdą sprzedaż dokonaną przy jej użyciu.

Numer ewidencyjny może być przydzielony na dwa sposoby, w zależności od rodzaju

kasy:

- W przypadku kas online zostanie przydzielony automatycznie podczas

fiskalizacji dokonanej przez serwisanta, który zgłosi cię do urzędu skarbowego i

przekaże twoje dane identyfikacyjne do CRK. Następnie CRK prześle numer

ewidencyjny twojej kasy. Przyznany numer będzie zapisywany w pamięci kasy

wraz z twoim numerem NIP. Nie masz obowiązku zgłoszenia kasy do

naczelnika urzędu skarbowego.

- W przypadku kas z elektronicznym i papierowym zapisem kopii dostaniesz

go dopiero po zgłoszeniu do właściwego naczelnika urzędu skarbowego danych

dotyczących kasy, czyli po rejestracji kasy. Zgłoszenia dokonaj w ciągu 7 dni od

dokonania fiskalizacji na wzorze zgłoszenia.

Przegląd techniczny kasy

Pamiętaj o wykonywaniu regularnych przeglądów technicznych – co najmniej raz na 2

lata. Termin wykonania kolejnego przeglądu liczysz od dnia fiskalizacji lub ostatniego

przeglądu.

Serwisant powinien wykonać przegląd w ciągu 3 dni od twojego zgłoszenia.

Za brak wykonania przeglądu w terminie grożą ci kary lub sankcje:

- naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć na ciebie karę pieniężną w

wysokości 300 zł

- będziesz musiał zwrócić ulgę na zakup kasy, jeśli taką otrzymałeś (w ciągu 3 lat

od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania).

Co zrobić, jeśli stracisz kasę fiskalną

O utracie kasy powiadom niezwłocznie – w ciągu 5 dni od zdarzenia – naczelnika

urzędu skarbowego. W przypadku kradzieży, zgłoś się na policję. Otrzymasz

potwierdzenie złożenia zawiadomienia o kradzieży. Przedstaw je w urzędzie

skarbowym, informując naczelnika o utracie kasy.

Jeśli odzyskasz kasę, będziesz musiał przeprowadzić przegląd techniczny przed jej

ponownym użyciem. Poinformuj też urząd skarbowy o odzyskaniu kasy.

Awaria kasy fiskalnej

W przypadku awarii kasy poinformuj o tym swojego serwisanta. Do prowadzenia dalszej ewidencji sprzedaży możesz wykorzystać kasę rezerwową, o ile ją posiadasz – nie masz takiego obowiązku. Kasa rezerwowa musi spełniać te same wymogi techniczne, co kasa podstawowa, a paragony muszą zawierać wszystkie niezbędne informacje. W dniach i miesiącach, w których prowadziłeś sprzedaż na kasie rezerwowej, drukuj raporty dobowe i miesięczne.

Jeśli nie masz kasy rezerwowej, nie możesz dokonywać sprzedaży w czasie awarii.

Zawieszenie działalności gospodarczej

Zawieszenie działalności nie oznacza obowiązku likwidacji kasy. Jeśli działalność jest

zawieszona, jesteś też zwolniony z obowiązku zgłaszania kasy do przeglądu

technicznego. Musisz natomiast zrobić to po wznowieniu działalności, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji na kasie.

W czasie zawieszenia:

- jeżeli nie dokonywałeś sprzedaży ewidencjonowanej na kasie fiskalnej, nie robisz

raportów dobowych ani miesięcznych

- jeżeli sprzedasz osobie fizycznej lub rolnikowi ryczałtowemu przedmioty majątku

firmy lub środki trwałe, musisz zaewidencjonować tę transakcję na kasie fiskalnej

i zrobić raport dzienny, a następnie miesięczny. W przypadku sprzedaży innym

podmiotom (przedsiębiorcom) wystawiasz fakturę

- nie musisz zmieniać kasy fiskalnej starego typu na kasę fiskalną nowego typu

(jeśli masz obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie online). Trzeba to

jednak zrobić przed rozpoczęciem pierwszej sprzedaży, po wznowieniu

działalności.

Jak zlikwidować kasę fiskalną

Zamknięcie firmy wymaga zlikwidowania kasy fiskalnej, której używałeś do

ewidencjonowania sprzedaży. W tym przypadku musisz zakończyć pracę kasy w trybie

fiskalnym i przejść w tryb „tylko do odczytu”, odczytać zawartość pamięci kasy fiskalnej

przy pomocy serwisanta oraz:

- wystawić raport fiskalny dobowy (w przypadku kas z papierowym lub

elektronicznym zapisem kopii dodatkowo raport okresowy – miesięczny)

- wystawić raport fiskalny rozliczeniowy i sporządzić protokół z tej czynności

- złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosek o wyrejestrowanie

kasy z ewidencji kas wraz z protokołem z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, a

także raport fiskalny rozliczeniowy – w ciągu 5 dni od ich sporządzenia.

Ważne! Musisz zwrócić kwotę, którą wcześniej odliczyłeś lub którą zwrócił ci

urząd skarbowy z tytułu zakupu kasy, jeżeli w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia

używania kasy:

przestaniesz prowadzić działalność gospodarczą

- nastąpi otwarcie likwidacji twojej firmy

- zostanie ogłoszona upadłość twojej firmy

- sprzedasz przedsiębiorstwo, a nowy właściciel nie będzie dokonywał sprzedaży

na rzecz osób fizycznych.